Срђан Рајчевић: Институције без папира – за ефикаснију Републику Српску

Циљ је: Република Српска, развијено информационо друштво.

Од 1. јула, Агенција за информационо друштво Републике Српске освоје интерне пословне процесе базира на раду без папира и то је прва јавна институција у Српској и БиХ која из свог пословања елиминише папирну форму, што представља почетак програма Агенције који ће се одвијати у правцу промоције и развоја електронске управе.

У наредном периоду настојаће се да програм `Институција без папира` рбуде развијен у свим републичким управним органима, као и органима локалне самоуправе у Републици Српској.

Какву корист имамо од свега тога, питали смо директора АИД РС, Срђана Рајчевића.

АИД РС је прва институција без папира, како рекосте у РС и БиХ. Да ли можете поближе објаснити шта то конкретно значи?

Конкретно, то значи да се од 1. јула текуће године сви интерни пословни процеси, у смислу рада на документима и предметима обављају електронски, коришћењем специјализованог софтвера за управљање документима и електронског потписа. У пракси, сви улазни документи који нам долазе на папиру, у форми дописа или нечег сличног, скенирају се и „убацују” у систем, након чега одговорна лица креирају посебне токове управљања документима у зависности од тога каква је његова намјена. Након завршетка обраде и рада на појединачном документу, исти се архивира у електронску архиву. На тај начин имамо сав радни материјал на једном мјесту, посебно организован и класификован у оквиру одјељења унутар Агенције, могућа је тренутна претрага по неколико критеријума, рад више аутора на истом документу, верзионирање, колаборација итд. Предности оваквог начина пословања су бројне – од елиминације папирне форме и уштеде материјалних трошкова папира, тонера и слично, до повећања продуктивности самих службеника, јер као одговорно лице имам увид у све тренутне радне задатке сваког појединачног службеника, контролишем њихове реферате, додјељујем нове радне задатке и сл. Поред тога, креиран је и систем тзв. „виртуелне канцеларије”, у којем приступ радном задатку и релевантним документима имамо и од куће, односно из било којег дијела свијета у којем постоји могућност повезивања на интернет. Што се тиче овлашћених лица које потписују документе, а то је у малој организацији као што је АИДРС могућност која је додијељена директору и секретару, својеручни потпис у печат, у складу са Законом о електронском потпису Републике Српске замјењује дигитални сертификат на смарт картици којим се тај електронски потпис креира и са којим се документ овјерава. Тако тај документ има и правну снагу јер је дигитални цертификат који издаје Агенција једини такве врсте у РС и БиХ.

Напоменуо бих да реализација пројекта „Институција без папира” (ИБП) у АИДРС пореске обвезнике није коштала ништа јер је технолошко рјешење базирано на опен соурс софтверу.

Када ће остале институције у РС почети да примјењују исту праксу и гдје је тај процес приведен крају?

Ми активно радимо на припреми документа под називом „Водич за имплементацију ИБП програма” који ће ускоро бити завршен и спреман за дистрибуцију путем нашег веб портала. У том приручнику ћемо описати наша искуства, дати одређене технолошке и легислативне препоруке како би и остали органи управе могли кренути истим путем. Битно је да су основне технолошке претпоставке остварене у смислу да Агенција већ неко вријеме издаје квалификоване дигиталне сертификате нашим институцијама, а начин имплементације ИБП-а је ствар процјене управљачког кадра сваке појединачне институције.

Дигитални цертификати су већ издати Министарству науке и технологије и Министарству посвјете и културе, а недавно је потписан и уговор о цертификацији са Пореском управом гдје се очекује издавање око стотину цертификата на смарт картицама. Још неке институције су поднијеле захтјев и ми смо задовољни тренутном динамиком испоруке.

Обично се наводи примјер државе Естоније, као земље која је уз помоћ е-управе свела број административних радника на минимум. Да ли ће примјена е-управе и пословања код нас довести до смањења броја радника на оним мјестима гдје се буде примјењивало?

Нисам у позицији да то процјењујем, али држим да коришћење технологије у раду управних органа не мора нужно да значи и смањење броја радника уколико се те технологије користе на прави начин и ако службеници технолошка рјешења схвате као алат са којим ће посао обављати ефикасније. Пуно важније је да се постигне онај ниво продуктивности који ће грађанима и привреди гарантовати брзу и ефикасну услугу, што је на крају крајева и примарни задатак управе на свим нивоима.

Естонија је, наравно, случај који се увијек наводи као примјер успјеха у стварању тзв. е-државе и тешко да се било која друга држава може похвалити тако импресивним резултатима. Ипак, постоје и нежељени ефекти као што је случај са масовним сајбер нападом на естонску инфраструктуру 2007. када је државни апарат остало малтене парализован. То су све ствари које се требају узети у обзир, али наравно да се ја као неко коме је то у мандату, а и из личних убјеђења, снажно залажем са информатизацију свих друштвених токова па тако и управног апарата. Само на тај начин ћемо смањити тзв. „дигитални раскорак” са развијеним свијетом.

Постоје ли неки примјери или конкретан прорачун о уштедама које е-управа и пословање доноси?

Да би се мјеродавно процијениле уштеде потребно је да прође одређено вријеме и да се сагледају ефекти, али елементарна логика налаже да су уштеде неминовне. Процјена Пореске управе када смо потписивали уговор о сертификацији је да ће им коришћење електронског потписа омогућити у самом старту до 20 одсто уштеде на материјалним трошковима што је у релативно великом систему какав је ПУРС значајна ставка. Немам разлога да сумњам да прелазак на електронски начин пословања по истој логици у другим управним органима неће дати исте или сличне резултате.

Да ли је информатичка оспособљеност у Српској на нивоу који би могао примјењивати пословање без папира?

Не вјерујем да било ко може процијенити информатичку оспособљеност једног друштва. Ми смо у АИДРС током протеклих година спровели неколико анкета које су нам показале да је ниво елементарне информатичке писмености у Српској у приближно истом рангу са земљама у региону. Сматрам да је употреба рачунара и модерних средстава комуникације нашла своје мјесто и да је изразито заступљена међу млађом популацијом, а да је генерално посматрајући постала неминовност у мање-више свим пословним активностима. Стога цијеним да постоји солидан темељ да као друштво кренемо у развој информационог друштва како не би пропустили укључивање у модерне економске токове а ту прије свега мислим на дигитално економско тржиште које је јединствено, глобално, виртуелно и са огромним бројем конзумената. Развој е-трговине и купопродаја на таквом тржишту је још једна од развојних шанси Републике Српске.

Које су наредне акције АИДРС?

Радимо паралелно на више пројеката. Настављамо са промоцијом ИБП-а у домену развоја е-управе, оперативно-технички припремамо и опремамо Одјељење за информациону безбједност (ОИБ) чији ће портал на јесен угледати свјетло дана, вршимо стручни надзор над спровођењем законских рјешења које смо предложили и који су на снази, вршимо координацију ИКТ пројеката на нивоу Републике Српске, пружамо савјетодавне услуге свим нашим управним органима, активно учествујемо у реформи процеса регистрације пословних субјеката итд.

Истовремено смо увели и још једну новину, а то је комуникација путем блога који смо покренули на адреси blog.aidrs.org гдје запослени имају обавезу јавност редовно непосредно извјештавати о радним активностима. Блог који смо покренули је први блог једне јавне институције у РС и БиХ, што је такође један од доказа наше посвећености испуњавању прокламованог циља АИДРС-а, а то је „Република Српска, развијено информационо друштво”.